Automatische Outlooksignaturen mit Informationen aus der ADS

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Wie nervig ist es, sich an einen PC zu setzen und alle Programme neu einzurichten. Ich zeige euch, wie mit einem einfachen Mittel das Firmen CD wahrt und gleichzeitig die Daten aus der ADS einheitlich nutzen könnt.

Dank dem Tool von Kristof Zerbe ist dies relativ einfach. Ich zeige Euch in sechs Schritten wie Ihr zu einer zentral verwalteten Outlooksignatur kommt.

Abbildung 1 – Zentral konfigurierte Outlook Signatur

Was braucht Ihr dazu:

Meine Struktur:

Meine Windows 2008 Domäne heißt „moximo“. Es gibt zwei ADS Server: Exekutor und Bespin. Das Sysvolverzeichnis liegt jeweils unter c:\ADS\Sysvol.

Schritt 1 Outlooksignature „installieren“:

Download der Outlooksignature Datei von http://www.outlook-stuff.com/downloads/misc/OutlookSignature.zip

outlooksignature.exe

Abbildung 2 – Download der aktuellen Version

Ich entpacke die Datei in das Netlogonverzeichnis des ADS Servers. (Habt Ihr mehr Server, werden die Dateien über die ADS Replikation auf die anderen Server repliziert). -> \\%logonserver%\c$\ADS\SYSVOL\sysvol\moximo.local\scripts\Werkzeuge\Signature

Abbildung 3 – Ablageverzeichnis für Outlooksignature.exe

Schritt 1 fertig.

Schritt 2 ADS Informationen bearbeiten

Ich nutze die Standardfelder der ADS. Keine Schemaerweiterung etc.

Abbildung 4 – ADS Felder

Schritt 2 fertig

Schritt 3 ADS Informationen mit Outlooksignature verbinden

Im Verzeichnis \\%logonserver%\c$\ADS\SYSVOL\sysvol\moximo.local\scripts\Werkzeuge\Signature findet Ihr einige INI Dateien. Für die Übersichtlichkeit habe ich gleich alle Dateien bereinigt, die ich nicht benötige.

Abbildung 5 – Das Netlogonverzichnis für Outlooksignature

Die unten abgebildete INI Datei müssen wir nun so anpassen, dass sie auf die ADS Daten zugreifen kann. Dazu ist es nötig, die LDAP Verbindungsinformationen zu konfigurieren.

Abbildung 6 – outlooksignature.ini

Im ersten Teil werden wir die [Main] Sektion bearbeiten

Die Information findet ihr am schnellsten mit -> CMD öffnen -> Systeminfo

Abbildung 7 – Systeminfo bzgl. Domäne und Anmeldeserver

Somit heißt mein Eintrag: LDAPBaseObjectDN=exekutor.moximo.local:389/OU=moximo,DC=moximo,DC=local

Abbildung 8 – LDAP Information in Outlooksignature.ini

Schritt 3 fertig

Schritt 4 Anpassen der Feldzuordnung in der Outlooksignature.ini

Wir müssen als nächsten Schritt die Felder der ADS mit den Feldern von Outlooksignature koppeln, deshalb ist es äußerst hilfreich, die ADS Feldbezeichnung zu kennen. Hier hat mir die Seite von R. Müller geholfen. http://www.rlmueller.net/UserAttributes.htm.

Entsprechend habe ich mir folgende Mappings definiert:

Abbildung 9 – Feldmapping Outlooksignature zur ADS

Schritt 4 fertig

Schritt 5: Eine Vorlage für Outlook vorbereiten

Ich habe mich für den Freeware HTML Editor „Coffee Cup“ entschieden. Aber welchen Ihr letztendlich für die Erstellung der simplen HTML Seite nutzt ist egal.

Exkurs: Prinzipiell werden alle HTML Dateien im Vorlagenverzeichnis von Outlooksignature verarbeitetet / synchronisiert. Ich habe mir zwei Vorlagen erstellt. „Standard.htm“ und „Antwort.htm“. Die beiden sprechenden Namen dürften dafür sorgen, das den Anwendern klar ist, welche Signatur wann zu nutzen ist.

Meine Datei „Standard.htm“ hat folgenden Inhalt:

Abbildung 10 – Standard.htm

Es werden die Feldnamen aus der Outlooksignature.ini in die Vorlage übernommen und damit die Platzierung in der späteren E-Mail definiert.

Anmerkung: Leider konvertiert Outlook die Datei noch einmal, sodass nicht alle Funktionen die in einer HTML Seite möglich sind, auch in Outlook zur Verfügung stehen.

Schritt 5 fertig

Schritt 6 Nutzung der Signatur

Nachdem alles richtig eingestellt ist und geklappt hat, musst Du „nur“ noch die Outlooksignature.exe ausführen.

Anschließend solltest Du im Outlook die neu erstellten Signaturen zur Verfügung haben.

Abbildung 11 – Signaturen auswählen in Outlook

Schritt 6 fertig

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Weiterführender Schritt: automatisches ausführen der Konfiguration:

Ich habe mich dafür entschieden, die Anpassung der Signatur bei jedem Login des Benutzers durchzuführen. Entsprechend habe ich im Loginscript folgende Zeile eingefügt:

Abbildung 12 – Loginscript

Checkliste:

Schritt 1: Download Outlooksignature.exe und in ein zentrales Verzeichnis ablegen

Schritt 2: ADS Attribute pflegen

Schritt 3: Anpassen der Outlooksignature.ini für LDAP Connection zur ADS

Schritt 4: Feldmapping Outlooksignature zur ADS in der Outlooksignature.ini einstellen

Schritt 5: Erstellen einer HTM Vorlage

Schritt 6: Ausführen von Oultooksignature.exe

Download:

http://www.zerbit.de/download/outlooksignature1902.zip (geht vll. nicht) alternativ -> http://www.outlook-stuff.com/downloads/misc/OutlookSignature.zip

http://www.coffeecup.com/free-editor/CoffeeFreeHTML9.7.exe